هو المسؤول عن الحفاظ على جدول أعمال المدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات، وحضور الاجتماعات، وكذلك تلقي المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها ، والقيام بأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية.تحتاج الوظيفة القدرة على إدارة الوقت والقيام بمهام مختلفة.
المهام الوظيفية للسكرتير التنفيذي:
* إعداد جدول الأعمال للمدير التنفيذي والمساعدة في تخطيط المواعيد واجتماعات مجلس الإدارة والمؤتمرات.
* التنسيق وحضور الاجتماعات بالنيابة عن المدير التنفيذي.
* استقبال المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الطلب.
* التعامل مع المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات.
* إعداد وتجهيز ترتيبات السفر للمديرين التنفيذيين.
* التعامل مع الوثائق السرية والتأكد من بقائها بشكل آمن.
* إعداد الفواتير و البيانات المالية وتقديم المساعدة في مسك الدفاتر.
* مراقبة اللوازم المكتبية والتفاوض مع الموردين لضمان أكثر الطلبات فعالية من حيث التكلفة.
* الحفاظ على السجلات الإلكترونية والورقية وضمان تنظيم المعلومات بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة.
* إجراء البحوث وإعداد العروض التقديمية و التقارير عند الطلب.
